Nu știu alții cum sunt, dar eu gestionez mai multe email-uri căci viața e complexă și pe multe planuri profesionale. Iar astăzi m-am lovit de aceeași problemă în trei cazuri diferite, așadar am decis să fac niște comentarii pe subiect.
Descoperă povești gastronomice prin abonare la newsletterul
UMAMI Moments
Se dă situația: nu ne cunoaștem, dar cineva ți-a recomandat să-mi scrii pentru ajutor de ordin profesional, mai ales că știi că și în alte cazuri am ajutat. Sau nu ne cunoaștem, pur și simplu crezi că pot ajuta.
Cum scrii acest email?
- Te prezinți și spui de unde ai contactul. Nu neapărat ajută, dar nici nu încurcă.
- Prezinți entitatea/proiectul pentru care mă contactezi. 1-2 fraze sunt suficiente, iar dacă îmi dai și un link, e minunat.
- Efectiv ceri ce ai de cerut. Și aici intervin surprizele. În toate cele trei cazuri mai sus menționate, persoanele care mi-au scris nu mi-au cerut nimic concret, ci pur și simplu mi-au trimis o prezentare. Am răspuns unui singur email din trei, cerând eu informații suplimentare, doar pentru că subiectul mi-a atras atenția. Altfel, ignoram complet.
- Mulțumești la final. Convenție socială, desigur, dar necesară.
Nu știi să ceri? Nu-i nimic, învățăm împreună.
După prezentarea entității sau proiectului, vii cu propunerile / cerințele. Iacă-tă ce am mai primit eu de-a lungul timpului.
Mă întrebam dacă poți să mă/ne ajuți cu …
Crezi că ai putea să scrii ceva despre subiect?
Am nevoie să știu dacă ne putem baza pe tine pentru …
Ne gândeam că ați putea fi parteneri la …
Ajutorul tău constă în …
Concret, vrem să faci …
Aș vrea să avem o discuție mai amănunțită despre proiect. Te interesează? Cum îți sună până acum? Crezi că poți să …
Noi credem că tu poți să …
Pe lângă faptul că-s niște chestiuni de bun simț, sunt și o formă de respect pentru omul căruia i-ai expediat emailul pentru că eficientizezi niște timp. Practic, eu am pierdut 2 minute, respectiv 3 – căci am dat click pe link să văd ce face respectiva entitate, fără să înțeleg de ce emailul respectiv a ajuns la mine. Trăim într-un secol al vitezei unde timpul a devenit cel mai prețios lucru din lume. E foarte fain să vezi că anumite persoane pe care cândva le-ai cunoscut te recomandă pentru o chestiune profesională – este și asta o formă de validare că ești un bun profesionist, însă este destul de ciudat doar să prezinți ceva, fără un scop precis pentru care faci respectiva prezentare. Hai să eficientizăm mai bine procesul.
Follow-up
Eu aș spune că după un email fără răspuns, un telefon se cade, dacă ai deja toate datele de contact. Mulți dintre prietenii mei mi-au oferit contacte de tipul adresă de email, nu însă și telefonul mobil, din respect pentru cealaltă persoană ca să nu fie deranjată. Lucru cu care sunt perfect de acord. Ce faci atunci?
Revii cu emailul, un kind reminder, poate de data asta revizuiești puțin textul și chiar spui concret ce îți dorești de la persoana respectivă. Cine știe, poate sunt oameni ca mine care au o problemă cu lipsa de date concrete sau sunt extraordinar de ocupați și n-au citit emailul.
Faci follow-up la follow-up?
Da, dacă chiar îți dorești acel lucru. Nu ți-a răspuns prima dată, mai scrii. Nu ți-a răspuns nici a doua oară, mai revii, o dată pe lună – cu o notificare. Perseverența este o calitate din ce în ce mai rar întâlnită.
Nu în cele din urmă, vă rog eu să mai citiți încă o dată articolul despre parteneriate și sponsorizări. E la el de important ca această etichetă de business în scrierea de email-uri.
*Disclaimer: textul ăsta e pentru cazuri concrete de situații reale și palpabile. Și eu îmi doresc nenumărate lucruri, printre altele o vizită la NASA, o întâlnire cu Vladimir Putin și să fac parte din comisia premiilor Nobel, dar asta nu înseamnă că dacă le scriu și insist tuturor entităților din spatele proiectelor / persoanelor enumerate de mine, lucrurile astea se vor și întâmpla.
**Disclaimer la disclaimer: la un moment dat, le-am scris și celor de la NASA, și celor de la comisia Nobel. Mi-au și răspuns, pentru că le ceream ceva concret. Am fost refuzată cu argumente. Deci da, se poate.
Photo: Unsplash.com
6 Comments
Sunt extrem de mulți care au probleme de comunicare. Acum ceva ani, unul dintre colegii mai de muncă mi se tot plângea că nu-l bagă nicio companie în seama atunci când le cere ceva. Evident, emailurile trimise de el erau varză, nu conturau aproape deloc cine este el, ce face și cel mai important, ce poate să ofere în schimb. Prin urmare, i-am dat omului câteva sfaturi, ba chiar și câteva contacte, i-am spus “Uite, ai adresele astea. Trimiți un email în care te prezinți și le explici ce ai nevoie de la ei și cum poți la rândul tău să ii ajuți.” Individul a dat un mail de genul “a zis x să vă scriu că-mi dați chestii. garantează el”. Acum evit să mai sar în ajutorul celor pe care nu ii cunosc cât de cât mai bine.
Sper că suntem amândoi de acord că sunt oameni și oameni pe lumea asta. Unii pur și simplu refuză să fie ajutați.
Total de acord 🙂 Din fericire oamenii care chiar își doresc să fie ajutați, sau care caută ajutor, în general știu să caute pe google.
Eu simt nevoia de ajutor câteodată și nu știu să caut pe Google de fiecare dată. Nuanțe și nuanțe.
Adevarul e că sunt anumite chestii pe care nu prea le putem cauta pe google, sau pe care nu le găsim încă pe google.
De acord 🙂